O komunikacji myślmy najpierw

Masz do zrobienia jakieś zadanie i nie chcesz zwlekać tylko od razu zabrać się do roboty? Zamiast wyjaśniać wolisz działać? Często w ferworze zadań zapominamy o komunikacji, a wtedy pojawiają się trudności. Brakuje informacji, zadania okazują się niejasne. Zlecenie przygotowane jest inaczej, niż tego oczekiwaliśmy. Ktoś nie zrobił tego, co myśleliśmy, że wie, że powinien zrobić. Ktoś nie wie o czymś ważnym, dowiaduje się za późno i jego praca idzie na marne. Konsekwencje braku komunikacji lub jej niewłaściwego poprowadzenia mogą być naprawdę nieciekawe.

Sprawa wygląda zupełnie inaczej, gdy nasze działania rozpoczniemy od komunikacji. A wierzcie mi, tylko na tym zyskujemy. Gdy swój pomysł najpierw z kimś skonsultujemy, zamiast od razu wprowadzać go w życie, zyskujemy inny obraz sytuacji. Ktoś może nam zwrócić uwagę, że z czymś się mylimy, może wyprowadzić nas z błędu, zaopiniować. Dzięki temu sami możemy dojść do nowych wniosków, upewnić się przy swoim pomyśle lub zdecydować, że wymaga on dopracowania.

Podobnie, jeśli pracujemy nad czymś w grupie. Jeśli zaczniemy od rozmowy, ustalimy kto za co jest odpowiedzialny, unikniemy sytuacji, że trzy z pięciu osób będą zarobione po uszy, a pozostałe dwie będą wpatrywać się w sufit, nie widząc dla siebie zadania. Tak samo, jeśli pracujemy w pojedynkę – zastanówmy się od czego zacząć, by nie podwajać swojej pracy i nie tracić czasu.

A komunikacja może i powinna być rzeczą naturalną, wystarczy trzymać się kilku prostych zasad. Poniżej pokusiłam się o subiektywną listę wskazówek, jaka powinna być komunikacja we wspólnych działaniach, by nie utrudniała, a usprawniała pracę. Komunikacja powinna zatem być:

• Jasna – czyli komunikujemy co jest do zrobienia, kto ma to zrobić, jak trzeba to zrobić, kiedy albo do kiedy i gdzie.
• Szczegółowa – miejmy na uwadze to, że jeśli kogoś o coś prosimy warto, żeby znał również tło – po co, dla kogo, gdzie to trafi (jeśli mowa np. o tekście lub grafice). Będzie mu/jej wtedy łatwiej i lepiej to przygotuje. Dostarczmy też od razu wszystkich niezbędnych informacji i materiałów – to naprawdę wiele ułatwia i usprawnia. Pamiętajmy, że to co dla nas jest oczywiste, dla kogoś niekoniecznie.
• Nieskomplikowana – z informacjami nie można też przegiąć w drugą stronę. Jeśli rozdzielamy zadania, ważne, żeby każdy z grupy wiedział, kto za co odpowiada, ale czy musi znać najmniejsze szczegóły zadań innych? Niekoniecznie.
• Konkretna – nie komplikujmy i nie zostawiajmy pola do domysłów. Im więcej ustalimy na początku, im bardziej zdecydowanie podejdziemy do tematu, tym sprawniej rozprawimy się z tematem zamiast błądzić i wymieniać niezliczone wiadomości. Nie rzucajmy tematu w eter, licząc, że zadzieje się sam.
• Otwarta – nam może wydawać się, że o wszystkim powiedzieliśmy, ale zawsze może się zdarzyć, że o czymś po prostu nie pomyślimy lub zwyczajnie coś wyleci nam z głowy. Wtedy w grę powinno wejść nasze zapewnienie o otwartości do rozwiania ewentualnych wątpliwości i odpowiedzi na pytania. Dopytajmy, czy wszystko jest jasne. W końcu to w naszym interesie jest, by współpraca poszła gładko, a poprawki nie ciągnęły się w nieskończoność. Inna sprawa, że zawsze warto się z kimś skonsultować – może wspólnie wpadniemy na jeszcze lepszy pomysł.

Co do pytań – pytania są fajne! Nie krępujmy się i nie blokujmy myśląc, że coś jest oczywiste, głupie, bez sensu. Lepiej zapytać, niż zrobić coś źle. Lepiej zapytać, niż pozwolić, żeby ktoś zrobił coś źle. Jeśli nie wszystko jest dla nas jasne, zamiast stresować się niewiedzą, zawsze warto pytać.

Dzięki przemyślanej komunikacji zyskujemy naprawdę wiele i opłaca się poświęcić jej chwilę swojego czasu. W ostatecznym efekcie to zaprocentuje – lepiej i sprawniej wykonaną robotą, mniejszą liczbą błędów, brakiem niedomówień, ale też lepszą atmosferą. Bo chyba każdy z nas miał w życiu taką sytuację, że miał coś zrobić/załatwić i został z tym zupełnie sam, bez wsparcia lub informacji, ale za to z dużą porcją frustracji i stresu. Nie było fajnie, co? Wiadomo przecież, że gdy wiemy co i jak, od razu wszystkim jest przyjemniej. A błędy? Błędy się zdarzają i zdarzać się będą, dlatego tym bardziej warto zadbać o to, by nie wynikały one z braku komunikacji.